Hoe voeg ik transportkosten toe aan een werkbon?

Als je gebruik maakt van één van Minuba's wagenparkbeheer integraties kan je gemakkelijk reiskosten toevoegen aan een werkbon via materiaalregistratie. Als je wagenparkbeheer nog niet hebt geactiveerd, kan je hier meer lezen over hoe dit in zijn werk gaat.

Voordat je ritten kan registreren moet je bedrijf een materiaal hebben dat overeenkomt met je reiskosten. Het aanmaken van materialen vereist beheerdersrechten. Je kan hier meer lezen over het aanmaken van materialen.

Een nieuw materiaal aanmaken doe je als volgt:

• Klik op
• Kies Administratie
• Klik op Materialen
• Klik op

In het venster dat nu wordt geopend vul je de gegevens in die je standaard wilt gebruiken bij het registreren van een rit.

Let op! Het aantal kilometers wordt omgezet naar aantal onder materiaal registrering. Daarom moeten Kosten en Prijs per kilometer worden aangegeven. Als de klant niet hoeft te betalen voor reiskosten kan je bij prijs € 0 aangeven.

Vervolgens ga je naar je wagenparkbeheer instellingen en kies je het materiaal dat gebruikt moet worden hiervoor:

• Klik op
• Kies Administratie
• Klik op Wagenparkbeheer

De API sleutel komt van je wagenparkbeheer partner.

Onder Standaard materiaal bij registratie op werkbon: kies je het materiaal dat je zojuist hebt aangemaakt.

Bij de gebruikers kan je nu voertuigen aangeven die in je wagenparkbeheer systeem staan geregistreerd. Je kan nu ritten als kosten registreren.

Als je naar Mijn tijd gaat en een medewerker kiest die ritten heeft geregistreerd via je wagenparkbeheer systeem, worden deze aan de rechterkant van je scherm weergegeven.

SCREENSHOT

Als de ritten blauw zijn en een pijlpictogram tonen, betekent dit dat de rit nog niet is verwerkt. De rit is dan nog niet overgezet naar een werkbon of meerwerk. Wanneer je op het pictogram klikt, verschijnt er een dialoogvenster waarin je de rit kunt overzetten naar een order of meerwerk. Je kunt de rit ook markeren als niet ordergerelateerd.

Zijn de ritten wit en voorzien van een vinkje, dan is de rit al verwerkt. Daarbij wordt aangegeven aan welke order of welk meerwerk de rit is gekoppeld. Je kunt de rit opnieuw verwerken door op het pictogram te klikken.

SCREENSHOT

Nadat je een order of meerwerk hebt geselecteerd, klik je op OK. Als je een order of meerwerk hebt gekozen, of hebt aangegeven dat de rit niet ordergerelateerd is, wordt dit direct zichtbaar op het tabblad Ritten in 'Mijn tijd'.